¿Archivos olvidados?

José Luis Muñoz, archivero

José Luis Muñoz, jefe de sección del Archivo Central de la Secretaría de Estado de Educación.

Por Jose Luis Muñoz Romano*

Seguramente las bibliotecas o los museos forman parte de tu vida, pero en cambio piensas que los archivos no. Vayamos a los datos, la Encuesta de hábitos y prácticas culturales de 2014-2015 del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte revela cifras positivas para las primeras, por ejemplo un 25,6 % de la población ha visitado estos centros, y nada menos que un 39,4 % los segundos, junto a exposiciones y galerías de arte. Sin embargo, solo el 5,6 % se ha acercado a los archivos. Viendo esta cifra, en principio ridícula, uno se echaría las manos a la cabeza, pero al establecer el cálculo de población real, que más de dos millones y medio de habitantes acudan a un centro, teóricamente cultural, llama la atención, tal vez porque no sea ese el motivo de su visita.

A simple vista, ¿qué contienen los archivos? Casi siempre, se asocian a la historia, pero no con los derechos. Cuando acudimos a un museo, valoramos las obras en función de su estilo o belleza, del autor que la ejecutó, o de su contexto y contenido, pero pocas veces indagamos en el “cómo llegó ahí”, es decir, en la procedencia de la obra. ¿Se adquirió por compra o por donación? ¿Qué documentos atestiguan que forme parte de la colección? Sin esa prueba documental, cualquiera podría reclamar esa y otras obras, ¿no? Lo mismo pasaría con el edificio que expone, ¿quién tiene el proyecto de obras y sus sucesivas rehabilitaciones o restauraciones? ¿Quién es el dueño? Necesitamos documentos para justificar.

Se podría decir lo propio de las bibliotecas, nunca te has preguntado cómo registran la colección de libros o audiovisuales o las reclamaciones de lectores. ¿Conservarán los expedientes de usuarios? ¿Existirán expedientes de robos y mutilaciones de obras? ¿Y los expedientes de organización de exposiciones? ¿Custodiarán algún tipo de registro de entrada y salida de los préstamos que realizan? ¿Qué empleados han trabajado ahí durante tantos años?

La legislación vigente en materia de archivos protege la documentación que genera una entidad pública, preserva sus derechos, pero también los tuyos. ¿Dónde acudirías si necesitas reconocer los servicios prestados en la administración pública o en una empresa privada? ¿Y la escritura de una propiedad que has perdido? ¿Quién conserva los planos de tu casa? Si necesitas un certificado de los estudios que cursaste en el colegio, instituto o universidad, ¿dónde vas?

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La Administración no dota a los archivos con suficientes recursos humanos y materiales para organizar y describir los fondos documentales que albergan, a juicio del autor.

La Administración entorpece el camino con piedras al no dotar estos centros con suficientes recursos humanos y materiales para organizar y describir los fondos documentales que albergan. Cierto es que, en los últimos años, muchos archiveros han burlado esos obstáculos apoyándose en la gratuidad de las redes sociales, iniciando un diálogo directo, muy positivo para todos en términos de difusión, al contextualizar los documentos, explicando una época anterior que puede no ser muy diferente de la actual, utilizando los conocimientos de los usuarios para mejorar descripciones erróneas, generando –ciudadano y profesional- belleza en el contenido de los datos, al transformarlos en útiles.

Los archivos han tenido siempre un matiz cultural importante, pero nacieron para justificar derechos, primero para la Administración que los producía, y después de la Segunda Guerra Mundial para los ciudadanos que residen en países con sistemas democráticos, convirtiéndose en instrumentos de transparencia y rendición de cuentas.

Quizás, muchos ciudadanos desconozcan que son “consumidores” ocasionales de archivos, a través de los documentos que solicitan para certificar sus derechos, y en cambio tengan claro los servicios que prestan bibliotecas y museos, esto explicaría los resultados positivos de estos centros culturales en la encuesta y los aparentemente negativos de los archivos. Parece que olvidamos este servicio, pero realmente lo utilizamos al ejercer nuestros derechos, ya sea acudiendo presencialmente al centro de custodia o indirectamente al reclamar, a través de la Administración, documentación que necesitamos aportar en determinada gestión administrativa o jurídica. Bajo mi punto de vista, podemos mejorar en el próximo sondeo, en la medida que los archiveros hagan visible su trabajo y desarrollen programas pedagógicos para ayudar al ciudadano a localizar esos documentos útiles, convirtiendo su visita ocasional en habitual.

*Jose Luis Muñoz Romano es un activo divulgador del papel y la labor de los archivos en España. Licenciado en Historia por la Universidad de Castilla-La Mancha, pertenece al Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos. A partir de 2011, ocupa el cargo de jefe de sección del Archivo Central de la Secretaría de Estado de Educación. Dentro de la Subdirección General de los Archivos Estatales ha participado en distintos grupos de trabajo, destacando los de Interoperabilidad y Redes Sociales, en este último como responsable de contenidos de la cuenta institucional en Twitter durante los años 2015 y 2016. En Guadalajara colabora como gestor de las redes sociales (Twitter, Facebook e Instagram) que mantiene la Asociación de Amigos del Archivo Histórico Provincial.

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